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企業(yè)服務(wù)顧問(wèn)
8年從業(yè)經(jīng)驗(yàn)一、公司印章分哪幾種，分別有什么用途?
公司印章主要分為五種： (1)公章，用于公司對(duì)外事務(wù)的處理，工商、稅務(wù)、銀行等外部事務(wù)處理事需要加蓋。 (2)財(cái)務(wù)專用章，用于公司票據(jù)的出具，出具支票時(shí)需要加蓋，通常稱為銀行大印鑒。 (3)合同專用章，顧名思義，通常在公司簽訂合同時(shí)需要加蓋。 (4)法定代表人章，用于特定的用途，公司出具票據(jù)時(shí)也要加蓋此印章，通常稱為銀行小印鑒。 (5)發(fā)票專用章，在公司開(kāi)具發(fā)票時(shí)需要加蓋。 二、刻制公司印章需要什么程序和手續(xù)? 通常來(lái)說(shuō)，企業(yè)需要拿著稅務(wù)登記證副本，營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本，法人身份證，先到公安局登記備案，公安局開(kāi)出證明后，到指定的地點(diǎn)刻章，一般需提供以上材料的原件及復(fù)印件。 三、印章被盜、搶或丟失了怎么辦? 如果確屬印章被盜(搶)，則因印章的使用而發(fā)生的糾紛，企業(yè)不承擔(dān)責(zé)任。 首先，因?yàn)楣略诠矙C(jī)關(guān)有備案，所以丟失后第一步應(yīng)該由法人代表帶身份證原件及復(fù)印件、工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本原件及復(fù)印件到丟失地點(diǎn)所轄的派出所報(bào)案，領(lǐng)取報(bào)案證明。 第二個(gè)步驟是要讓公眾知曉丟失的公章已經(jīng)作廢，所以公章丟失后的第二個(gè)步驟就是持報(bào)案證明原件及復(fù)印件，工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本原件及復(fù)印件在市級(jí)以上每日公開(kāi)發(fā)行的報(bào)紙上做登報(bào)聲明，聲明公章作廢。報(bào)紙會(huì)在第二天刊登。在哪個(gè)報(bào)紙登報(bào)聲明可詢問(wèn)當(dāng)?shù)毓ど叹?，每個(gè)地方規(guī)定不同。這里需要提醒大家注意的是，大部分報(bào)社都會(huì)要求公司全體股東到場(chǎng)簽署同意登報(bào)聲明才許可予以登報(bào)，這也為許多公司的公章遺失補(bǔ)辦設(shè)置了一定障礙。 第三個(gè)步驟是持以下文件到公安局治安科辦理新刻印章備案：《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》副本復(fù)印件、法定代表人身份證復(fù)印件2份、企業(yè)出具的刻章證明、法人委托授權(quán)書(shū)、所有股東身份證復(fù)印件各1份、股東證或者工商局打印的股東名冊(cè)、派出所報(bào)案回執(zhí)及登報(bào)聲明的復(fù)印件。 第四個(gè)步驟，辦理好新刻印章登記后就可以在公安局治安科的指導(dǎo)下新刻印章了，新刻的印章需要與之前丟失的印章有所不同，些許不同也可以。 最后一步就是持以上辦理的材料到印章店刻一個(gè)新的印章了。 四、大股東把持公章使公司的運(yùn)營(yíng)進(jìn)入僵局，其他股東能否重刻公章? 公司股東之間，或董事長(zhǎng)與總經(jīng)理之間等因內(nèi)部管理糾紛引發(fā)的印章?tīng)?zhēng)奪戰(zhàn)，公安機(jī)關(guān)一般不會(huì)給予辦理印章的丟失備案，即比較難以獲得印章的重新刻制，而且即使重新刻制，公司還是會(huì)面臨兩枚印章具有同等法律效力的局面。 五、不同的印章是否有法律效力大小的區(qū)別? 沒(méi)有嚴(yán)格意義上法律效力大小的區(qū)別，只要是符合法律規(guī)定的蓋章要求并且意思表示真實(shí)，印章均有效。但是，由于印章的使用范圍大小不同，導(dǎo)致人們以為印章有效力大小之分。 公章在所有印章中具有最廣的使用范圍，是法人權(quán)利的象征，在現(xiàn)行的立法和司法實(shí)踐中，審查是否蓋有法人公章成為判斷民事活動(dòng)是否成立和生效的重要標(biāo)準(zhǔn)。除法律有特殊規(guī)定外(如發(fā)票的蓋章)，均可以公章代表法人意志，對(duì)外簽訂合同及其他法律文件，具有極高的法律效力，凡是以公司名義發(fā)出的信函、公文、合同、介紹信、證明或其他公司材料均可使用公章。 六、公章可以代替合同專用章嗎? 可以。在合同、協(xié)議的簽訂中，公章和合同專用章具有同等法律效力。最高人民法院《關(guān)于在審理經(jīng)濟(jì)糾紛案件中涉及經(jīng)濟(jì)犯罪嫌疑若干問(wèn)題的規(guī)定》第四條將公章與合同專用章并列使用，也足以說(shuō)明公章與合同專用章在合同簽訂方面的效力是一樣的。 七、什么情況下不能使用電子印章? 除了法律法規(guī)規(guī)定不適用電子文書(shū)的情況，都可以約定使用電子印章。 電子印章不適用于： (1)涉及婚姻、收養(yǎng)、繼承等人身關(guān)系的； (2)涉及土地、房屋等不動(dòng)產(chǎn)權(quán)益轉(zhuǎn)讓的； (3)涉及停止供水、供熱、供氣、供電等公用事業(yè)服務(wù)的； (4)法律、行政法規(guī)規(guī)定的不適用電子文書(shū)的其他情形。 八、合同上沒(méi)有加蓋合法有效的公章但有法定代表人簽字，合同是否有效? 有效，除非約定合同生效需簽字并蓋章。《合同法》第三十二條規(guī)定：“當(dāng)事人采用合同書(shū)形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時(shí)合同成立?！币?yàn)榉ǘù砣艘怨久x從事民事活動(dòng)時(shí)代表公司，因此僅有法定代表人簽字也能使合同成立生效。 同理，雖然沒(méi)有加蓋公章，但如果在合同上簽字的人得到了公司相應(yīng)的授權(quán)，那么合同一樣是有效的。 九、公章外借他人使用，他人私下簽訂的擔(dān)保合同是否有效? 有效。公司作為獨(dú)立的企業(yè)法人，公司印章是其對(duì)外進(jìn)行活動(dòng)的有形代表和法律憑證，公司負(fù)責(zé)人或其他管理人員，經(jīng)過(guò)公司授權(quán)后，只是印章暫時(shí)的持有者和保管者，其行使公司印章所產(chǎn)生的權(quán)利義務(wù)，應(yīng)由該公司來(lái)承擔(dān)責(zé)任，而不應(yīng)由持有者或保管者承擔(dān)責(zé)任。公司自愿將公司印章外借他人使用，應(yīng)視為公司授權(quán)他人使用公司印章，該印章所產(chǎn)生的權(quán)利義務(wù)關(guān)系應(yīng)由該公司承擔(dān)。因此，公章外借他人使用并私下簽訂的擔(dān)保合同有效，公司需要承擔(dān)擔(dān)保責(zé)任。 十、合同上加蓋分公司的印章是否有效? 分公司雖然沒(méi)有獨(dú)立法人地位，但分公司也領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照，能夠成為民事訴訟的被告，因此在合同上加蓋分公司的印章，一般也認(rèn)定合同有效，相關(guān)的民事責(zé)任由總公司承擔(dān)。 十一、公司經(jīng)營(yíng)過(guò)程中在印章方面會(huì)遇到哪些風(fēng)險(xiǎn)? 公司在印章方面常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)主要有以下幾種： (1)他人使用假冒的印章； (2)他人使用掃描打印出來(lái)的印章； (3)對(duì)方使用的是沒(méi)有備案、沒(méi)有資質(zhì)的內(nèi)設(shè)部門章； (4)使用有數(shù)碼符號(hào)的印章； (5)同時(shí)使用多枚印章。 由于上述風(fēng)險(xiǎn)的高發(fā)，公司企業(yè)應(yīng)該提高警惕，在交易時(shí)做好審查工作。例如，可以通過(guò)要求對(duì)方提供公司局的刻章許可或者委托律師調(diào)查對(duì)方的印章備案情況來(lái)檢查印章的真?zhèn)涡裕屑?xì)審查是否有油印等公章正常使用時(shí)所具有的印跡，拒絕對(duì)方不符合規(guī)范地使用印章等。 十二、公司更改名稱后已使用新印章，蓋有原印章的合同對(duì)公司是否仍有效力? 有效。企業(yè)名稱的變更并不影響變更后的公司承擔(dān)原公司的債務(wù)，蓋有原企業(yè)名稱印章的文件對(duì)變更后的公司依然具有法律效力，因此對(duì)原企業(yè)名稱印章應(yīng)當(dāng)妥善保管，可以明確保管人，必要時(shí)可以對(duì)該印章進(jìn)行銷毀并登記備案，以降低法律風(fēng)險(xiǎn)。 十三、如何識(shí)別印章的真假? (1)看字體。根據(jù)前述規(guī)定，印章必須要用宋體字，如果對(duì)方加蓋的印章并非宋體字，應(yīng)該就是假冒的印章了。 (2)看顏色。由于質(zhì)材和力度的原因，真正加蓋的公章的顏色往往不均勻，而電腦制作的印章則顏色一致，而且也更加鮮明。 (3)看形狀，包括字的形狀和周圍圓圈的形狀。首先，無(wú)論是圓形還是橢圓形的印章，雖然字都不是橫平豎直的，但是每個(gè)字單獨(dú)看都是規(guī)規(guī)矩矩的長(zhǎng)方形，不可能扭曲，或者上面胖下面瘦看起來(lái)呈梯形。其次，其次是看印章周圍圓圈的形狀，這個(gè)圓圈是有一定寬度的，并且仔細(xì)看邊緣(包括印章上字的邊緣)，不可能非常平滑，經(jīng)常有一些小缺口、小棱角或者小空白，這也是由于沾油墨和蓋印的過(guò)程中油墨的密度和蓋印的力度不一致造成的。電腦直接制作的印章就沒(méi)有這些問(wèn)題，完美的只能用假來(lái)形容了。 (4)看角度。雖然絕大多數(shù)人蓋章的時(shí)候都希望把章蓋的很正，但是總會(huì)出現(xiàn)一點(diǎn)點(diǎn)偏差，特別是圓形的印章更不好把握。但是電腦制作印章時(shí)默認(rèn)情況下肯定100%是正的。 (5)看位置。看看公章是蓋在協(xié)議的空白處，還是蓋在文字上。一般而言，真印章都蓋在公司名稱上，而制作粗劣的假印章都喜歡蓋在空白處，因?yàn)榧儆≌率请娔X做的，如果蓋在文字上就會(huì)擋住后面的文字。但是制作水平高一些的假印章為了看起來(lái)更真，也會(huì)蓋在文字上，這個(gè)時(shí)候你需要仔細(xì)看一下，印章上的字和紙上印刷的字重合的地方，如果是真印章即使重合了，后面的文字還是可以透過(guò)油墨顯示出來(lái)；而電腦制作的假印章，就會(huì)完全擋住下面的文字。 十四、企業(yè)在印章管理方面主要存在的問(wèn)題有哪些? (1)印章刻制的業(yè)務(wù)流程不清晰，沒(méi)有審批程序，只要業(yè)務(wù)需要，領(lǐng)導(dǎo)或部門就可隨便刻制印章，刻制后沒(méi)有下發(fā)正式啟用文件，沒(méi)有明確印章使用范圍和使用時(shí)間。 (2)印章刻制不在公安部門指定的單位進(jìn)行，不在公安機(jī)關(guān)備案，隨便找一家單位刻制公章，刻完就用，為以后發(fā)生印章使用風(fēng)險(xiǎn)埋下了隱患。 (3)個(gè)別企業(yè)沒(méi)有印章管理方面的規(guī)章制度，使用印章未經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審批。印章管理人員對(duì)使用印章材料不嚴(yán)格審查，更有甚者在空白介紹信或空白紙張上用印。印章保管者讓印章離開(kāi)自已的視線或因自己沒(méi)時(shí)間讓他人代為蓋章，在沒(méi)有監(jiān)管人的情況下允許他人攜帶印章外出。 (4)個(gè)別企業(yè)沒(méi)有統(tǒng)一的印章使用臺(tái)賬，采用一頁(yè)紙請(qǐng)示的方式，請(qǐng)示完成后，領(lǐng)導(dǎo)審批用印的簽批單由經(jīng)理辦公室保存，時(shí)間長(zhǎng)了很容易丟失，無(wú)法追溯。個(gè)別單位雖有統(tǒng)一的用印臺(tái)賬，但對(duì)領(lǐng)導(dǎo)在材料上簽字直接上報(bào)的文件則沒(méi)有登記用印事項(xiàng)和用印人，以后涉及此類文件的問(wèn)題同樣無(wú)法追溯，形成法律風(fēng)險(xiǎn)。 (5)個(gè)別企業(yè)印章保管制度不健全，未設(shè)專人保管，印章丟失或被盜后不及時(shí)報(bào)告，不及時(shí)報(bào)案，也不主動(dòng)在報(bào)紙上發(fā)布公告聲明作廢，從而留下了潛在的用印風(fēng)險(xiǎn)。 (6)個(gè)別企業(yè)為追求收益，允許不具備資質(zhì)的企業(yè)掛靠施工，個(gè)別情況下甚至允許掛靠單位使用公司印章，一旦掛靠單位出現(xiàn)問(wèn)題，企業(yè)就要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 (7)個(gè)別企業(yè)不重視管理項(xiàng)目部印章，意識(shí)不到項(xiàng)目部印章對(duì)企業(yè)的重要性，項(xiàng)目部印章管理不規(guī)范，沒(méi)有限定項(xiàng)目部印章的使用范圍和使用審批程序，沒(méi)有設(shè)立項(xiàng)目部印章使用臺(tái)賬，形成了項(xiàng)目部印章管理的空白，給企業(yè)帶來(lái)較大的法律風(fēng)險(xiǎn)。 (8)個(gè)別企業(yè)印章被仿冒后，未采取正確的應(yīng)對(duì)措施，放任風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，給企業(yè)帶來(lái)了不可挽回的損失。 (9)個(gè)別企業(yè)在下屬單位、部門、項(xiàng)目部被撤銷和關(guān)閉后，沒(méi)有及時(shí)收回和銷毀這些單位的印章，造成印章的流失，形成了潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。 十五、公司印章的保管方面需要采取什么措施? 首先是建立日常保管制度： (1)公司印章采取分級(jí)保管的制度，各類印章由各崗位專人依職權(quán)需要領(lǐng)取并保管； (2)印章必須由專門保管人妥善保管，不得擅自委托他人保管并在其崗位職責(zé)中予以明確； (3)公章應(yīng)妥善保管，注意安全，防止損毀、遺失和被盜。 其次是明確保管人責(zé)任： (1)印章保管人必須妥善保管印章，不得遺失。如遺失，必須及時(shí)向公司辦公室報(bào)告； (2)必須嚴(yán)格依照公司對(duì)印章的使用規(guī)定使用印章，未經(jīng)規(guī)定的程序，不得擅自使用； (3)在使用中，保管人對(duì)文件和印章使用單簽署情況予以審核，同意的則用印，否決的則退回； (4)檢查印章使用是否與所蓋章的文件內(nèi)容相符，如不符則不予蓋章； (5)在印章使用中違反規(guī)定，給公司造成損失的，由公司對(duì)違紀(jì)者予以處分，造成嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié)嚴(yán)重的，移送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。 十六、專人管理公章方面有什么需要注意的嗎? 專人管理即由公司安排專屬的部門或者專職人員管理公章的使用、加印以及登記，該類事項(xiàng)可以制定相應(yīng)的公司內(nèi)部制度加以完善。 目前，小型企業(yè)的公章一般由法定代表人掌控，如果法定代表人本身是公司股東，則一般較為穩(wěn)妥，雖然法定代表人身為股東本身不等同于公司，但是從風(fēng)險(xiǎn)防控上由于公司利益與股東利益原則上的一致性，所以公章對(duì)外加印法定代表人會(huì)比較慎重。公章由專人管理便于公章使用不當(dāng)時(shí)公司內(nèi)部責(zé)任的追查，同時(shí)專管公章的人建議僅限于行政職能部門或者行政人員，避免公章管理人員與具有對(duì)外負(fù)責(zé)銷售或者采購(gòu)的人員身份同一，因?yàn)楹笳邔?duì)外從事商務(wù)活動(dòng)容易使得權(quán)利的行使不透明，難以監(jiān)控其用章的正當(dāng)性或合理性。 十七、公司印章的使用管理方面需要采取什么措施? (1)企業(yè)要建立崗位法律風(fēng)險(xiǎn)防控體系，印章管理崗位人員要簽訂法律風(fēng)險(xiǎn)崗位承諾書(shū)，明確印章管理崗位的法律風(fēng)險(xiǎn)防控職責(zé)；同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)印章管理崗位人員法律風(fēng)險(xiǎn)防范的教育，使其認(rèn)識(shí)到印章對(duì)企業(yè)管理的重要意義，不斷提高印章管理的技能和法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。 (2)企業(yè)要制定印章管理規(guī)定，指定印章歸口管理部門，明確企業(yè)各部門印章管理職責(zé)，明晰印章刻制、使用的業(yè)務(wù)流程，做到有規(guī)可依、有章可循。 (3)企業(yè)新注冊(cè)設(shè)立的單位在領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照后，應(yīng)直接到行政服務(wù)中心公安機(jī)關(guān)刻制印章并備案。企業(yè)臨時(shí)刻制印章，包括項(xiàng)目部印章，必須由印章管理部門統(tǒng)一提出，經(jīng)過(guò)法律部門、專業(yè)部門審查，報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，由印章管理部門統(tǒng)一在公安機(jī)關(guān)指定的單位刻制并備案。印章管理部門在印章交付使用前，應(yīng)下發(fā)印章啟用文件，未經(jīng)啟用的印章不能使用。 (4)企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)一的印章使用臺(tái)賬，制定印章使用申請(qǐng)表。申請(qǐng)使用印章的單位必須按印章管理規(guī)定履行審批程序，經(jīng)過(guò)有權(quán)部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，印章使用單位應(yīng)填寫統(tǒng)一的用印登記表，企業(yè)文書(shū)人員對(duì)用印文件要認(rèn)真審查，審核與申請(qǐng)用印內(nèi)容、用印次數(shù)是否一致，然后才能在相關(guān)文件上用印。用印時(shí)必須由印章保管人員親自用印，不能讓他人代為用印，同時(shí)不能讓印章離開(kāi)印章保管人員的視線。 (5)印章保管人員必須加強(qiáng)對(duì)印章的保管，未經(jīng)企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不允許將印章攜帶外出，特殊情況下需攜帶外出時(shí)，必須指定監(jiān)印人隨同。印章遺失必須在第一時(shí)間向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，并取得報(bào)案證明，同時(shí)在當(dāng)?shù)鼗蝽?xiàng)目所在地報(bào)紙上刊登遺失聲明。 (6)禁止在空白介紹信、空白紙張、空白單據(jù)等空白文件上蓋公章。如遇特殊情況時(shí)，必須經(jīng)總經(jīng)理同意，而且公章使用人應(yīng)在《公章使用登記表》上寫明文件份數(shù)，在文件內(nèi)容實(shí)施后，應(yīng)再次進(jìn)行核準(zhǔn)登記。公章使用人因故不再使用預(yù)先蓋章的空白文件、資料時(shí)，應(yīng)將文件、資料退回行政部(或辦公室)，辦理登記手續(xù)。在使用預(yù)先蓋章的空白文件、資料過(guò)程中，公章使用人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的工作責(zé)任。 (7)企業(yè)必須定期檢查印章使用情況。企業(yè)印章管理部門應(yīng)按照印章管理規(guī)定組織法律、監(jiān)察等部門對(duì)所屬單位印章使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取相應(yīng)措施。 (8)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目部印章、部門印章的使用管理，限定其用途和使用審批程序，嚴(yán)格按公司行政公章的使用程序要求各級(jí)印章保管和使用單位。項(xiàng)目部印章和部門印章要嚴(yán)格限定使用范圍，不能用于對(duì)外簽訂合同，不能在對(duì)外承諾、證明等材料上使用，必要時(shí)要將使用權(quán)限通知業(yè)主、原材料供應(yīng)商等利益相關(guān)方。項(xiàng)目部和企業(yè)的部門要指定印章用印和保管人，建立使用臺(tái)賬，絕不允許分包方使用項(xiàng)目部印章。 (9)企業(yè)所屬部門發(fā)生變更或被撤銷后，印章統(tǒng)一管理部門必須收繳部門印章及用印記錄；所屬分公司注銷后，在工商注銷手續(xù)完成后，必須收繳分公司包括行政印章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、負(fù)責(zé)人名章等在內(nèi)的全部印章及用印記錄；項(xiàng)目部關(guān)閉后，項(xiàng)目部印章及用印記錄必須全部上繳企業(yè)印章管理部門。企業(yè)印章管理部門會(huì)同法律部門將收繳的印章統(tǒng)一銷毀，用印記錄由印章管理部門按檔案管理規(guī)定存檔。 (10)企業(yè)在遇到仿冒本單位或項(xiàng)目部印章的情況時(shí)，企業(yè)印章管理部門要及時(shí)將有關(guān)情況通報(bào)法律管理部門，由法律管理部門按法律規(guī)定解決?；咀龇ㄈ缦拢菏紫?，及時(shí)向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，追究仿冒人的法律責(zé)任；其次，在相關(guān)報(bào)紙上發(fā)布澄清聲明，及時(shí)知會(huì)潛在客戶；最后，及時(shí)通知仿冒合同的相對(duì)人，陳述相關(guān)事實(shí)，解除相關(guān)合同，如果相對(duì)人不予配合，要及時(shí)向當(dāng)?shù)胤ㄔ荷暾?qǐng)，通過(guò)法律途徑認(rèn)定合同無(wú)效，解除相關(guān)合同。
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